Aplikasi Point of Sale (POS) muncul guna menjawab berbagai kebutuhan bisnis, seperti mengelola transaksi dengan cepat dan efisien.
Solusi ini membantu setiap pemilik usaha dalam mengelola keuangan, manajemen stok, program promosi, dan analisis data secara real-time.
Namun, banyaknya pilihan aplikasi POS yang ada sekarang tentu dapat menjadi tantangan tersendiri, apalagi Anda harus betul memahami setiap fitur dan spesifikasinya.
Pada artikel ini, nutapos akan membantu Anda memahami pengertian sampai tips praktis dalam memilih sistem POS yang paling sesuai untuk memaksimalkan operasional bisnis.
Daftar Isi
Apa Itu Aplikasi Point of Sale?
Cara Kerja Aplikasi Point of Sale
6 Fungsi Aplikasi Point of Sale
Pengelolaan Transaksi Penjualan
Pengelolaan Inventori atau Stok
Analisis dan Pelaporan
Pengelolaan Pelanggan
Manajemen Karyawan
Dukungan Multi-Outlet
8 Tips Memilih Aplikasi Point of Sale yang Tepat untuk Bisnis Kuliner
Buat Daftar Kebutuhan Bisnis Kuliner Anda
Analisis Fitur yang Diperlukan
Lakukan Riset Pasar atau Vendor
Bandingkan Penawaran
Minta Demo Produk atau Uji Coba
Evaluasi Skalabilitas dan Dukungan Teknis
Pertimbangkan Biaya Pemakaian
Implementasi dan Pelatihan
Apa Itu Aplikasi Point of Sale?
Aplikasi Point of Sale adalah suatu sistem perangkat lunak (software) yang didesain untuk memfasilitasi proses penjualan di berbagai jenis usaha, baik itu kuliner, retail, laundry, dan lainnya.
Aplikasi ini dapat terintegrasi dengan sistem lain, sehingga memungkinkan Anda untuk sinkronisasi data secara otomatis dan menyediakan laporan analitik mendalam tentang:
Tren penjualan
Perilaku pelanggan
Laporan laba rugi
Efektivitas promosi
Manajemen stok
Manajemen karyawan
Berbeda dengan sistem kasir manual yang hanya bisa menghitung total pembelian, menyimpan uang tunai, dan mencetak struk penjualan.
Cakupan operasional dari aplikasi POS lebih luas dan serbaguna, dan biasanya aplikasi didukung oleh berbagai perangkat keras (hardware) untuk kasir, seperti:
Printer struk
Perangkat (handphone, tablet, atau komputer)
Scanner barcode
Laci uang
Cara Kerja Aplikasi Point of Sale
Aplikasi POS modern umumnya menggunakan sistem berbasis cloud untuk menyimpan data di server online, supaya pengguna dapat mengakses data dari mana saja dan kapan saja.
Ketika ada transaksi pembelian, aplikasi ini akan bekerja dengan memindai kode barang, menarik harga dari database, dan menambahkannya ke total belanja pelanggan.
Pada saat yang sama, sistem juga akan memperbarui inventori atau stok sesuai dengan jumlah barang yang terjual. Inilah yang memungkinkan Anda untuk melihat laporan secara real-time.
Selanjutnya, sistem aplikasi akan mencetak struk sebagai bukti pembelian pelanggan; bukti pembelian ini juga membantu Anda dalam pelacakan ketika ingin melakukan audit.
6 Fungsi Aplikasi Point of Sale
Berikut 6 fungsi utama dari aplikasi kasir yang penting bagi efektivitas operasional bisnis:
1. Pengelolaan Transaksi Penjualan
Aplikasi dapat memudahkan proses penjualan Anda dengan mengotomasi pengambilan data produk, perhitungan pajak, dan total pembayaran.
Dengan sistem ini, karyawan bisa dengan cepat memproses transaksi, menerima pembayaran dalam berbagai bentuk (tunai atau pembayaran digital), dan mengeluarkan struk pembelian.
2. Pengelolaan Inventori atau Stok
Fungsi kedua memungkinkan Anda untuk melacak jumlah stok secara real-time, sehingga mengurangi kebutuhan pencatatan dan kesalahan dalam pencatatan manual.
Selain itu, aplikasi juga memiliki kemampuan untuk memberi notifikasi kepada Anda mengenai tingkat stok yang akan habis, barang yang perlu dipesan ulang, dan membantu dalam mengidentifikasi tren penjualan.
Artinya, Anda bisa lebih baik dalam memutuskan ingin membeli bahan baku apa saja agar menghindari stok berlebih.
3. Analisis dan Pelaporan
Aplikasi kasir nutapos menggunakan sistem cloud, nutacloud. Melalui dashboard nutacloud, sistem akan mengolah data penjualan Anda dan memberikan laporan komprehensif mengenai kinerja bisnis.
Laporan dapat mencakup analisis penjualan harian, mingguan, atau bulanan. Selain itu, sistem akan menampilkan:
Seberapa banyak dan efektif program promosi yang tengah dijalankan.
Produk yang menjadi preferensi pelanggan.
4. Pengelolaan Pelanggan
Fungsi ini melibatkan pengelolaan database pelanggan bisnis Anda yang berisi informasi dasar, kontak, riwayat pembelian, dan preferensi pembelian.
Di nutapos, Anda bisa memanfaatkan kontak pelanggan untuk mengirim struk pembelian langsung ke WA atau email mereka.
Terlebih lagi, Anda dapat menyusun program loyalitas dan memberitahu pelanggan terkait penawaran khusus berdasarkan preferensi mereka.
5. Manajemen Karyawan
Fungsi ini akan sangat berguna bila bisnis Anda belum memiliki tim HR (Human Resources). Pasalnya, Anda bisa melakukan manajemen karyawan dengan melacak jam kerja, penjualan per kasir, dan produktivitas mereka.
Selain membantu dalam penjadwalan dan gaji, Anda juga dapat memberi insentif sesuai dengan kinerja mereka atau seberapa banyak program promosi yang dilakukan.
Terdapat juga fitur Hak Akses pada aplikasi POS, di mana Anda dapat membatasi akses karyawan berdasarkan posisi kerja mereka.
Contohnya, kasir hanya akan bisa memproses transaksi pembelian dan pembayaran saja. Sedangkan Anda sebagai pemilik atau manajer memiliki akses untuk menghapus transaksi penjualan dan manajemen stok.
6. Dukungan Multi-Outlet
Aplikasi POS dapat mengelola operasi lintas toko atau cabang dengan efisien. Hal ini mencakup penyesuaian data penjualan, stok, dan pelanggan di semua lokasi.
Sistem dari aplikasi juga memungkinkan Anda mengontrol setiap aspek manajemen secara terpusat.
8 Tips Memilih Aplikasi Point of Sale yang Tepat untuk Bisnis Kuliner
Memilih aplikasi POS yang tepat merupakan proses penting yang mempengaruhi efisiensi operasional dan kesuksesan jangka panjang bisnis Anda, khususnya dalam industri kuliner yang sangat bergantung pada kecepatan dan akurasi layanan.
Berikut ini adalah tips dan langkah yang dapat diikuti oleh pemilik bisnis untuk memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan:
1. Buat Daftar Kebutuhan Bisnis Kuliner Anda
Dari sisi operasional, tentukan kebutuhan spesifik bisnis Anda yang harus ada di aplikasi. Berikut daftar pertanyaan yang dapat membantu:
Berapa banyak transaksi rata-rata yang bisnis handle per hari dan berapa cepat sistem POS harus memproses transaksi ini?
Apakah bisnis Anda memerlukan integrasi dengan platform pemesanan online dan layanan pengiriman makanan?
Apakah Anda memerlukan sistem Point of Sale yang bisa digunakan di beberapa lokasi atau cabang?
Apakah Anda membutuhkan fungsi untuk memisahkan tagihan atau menggabungkan pesanan dari pelanggan yang berbeda?
Seberapa penting kemampuan untuk mengelola resep, bahan, dan inventaris makanan secara real-time?
Identifikasi juga tantangan operasional yang ada. Misalnya, jika masalah utama Anda adalah antrian panjang, pilihlah sistem POS yang cepat dalam pengelolaan transaksi secara efisien.
2. Analisis Fitur yang Diperlukan
Selanjutnya, buat daftar fitur penting berdasarkan operasi bisnis Anda seperti manajemen stok, laporan penjualan, atau manajemen karyawan.
Pertimbangkan kebutuhan untuk integrasi dengan sistem lain seperti akuntansi atau manajemen hubungan pelanggan (CRM).
Aplikasi POS khusus bisnis kuliner umumnya juga menawarkan berbagai fitur tambahan, jadi tanyakan pertanyaan di bawah kepada vendor:
Apakah aplikasi menyediakan fitur manajemen meja, seperti pemesanan tempat atau tampilan layout meja?
Apakah sistem mendukung promosi dan diskon yang dapat diatur secara otomatis?
Apakah ada fitur manajemen staf, seperti penjadwalan kerja dan pelacakan jam kerja?
Apakah sistem Point of Sale kompatibel dengan perangkat keras yang sudah Anda miliki, seperti printer struk, scanner barcode, atau display menu?
3. Lakukan Riset Pasar atau Vendor
Lakukan riset online untuk menemukan vendor yang menawarkan fitur yang sangat bisnis Anda butuhkan. Lalu, baca ulasan dan testimoni dari pengguna lain, terutama yang berada dalam industri serupa.
Anda juga bisa bertanya langsung ke Customer Service setiap vendor agar mendapat jawaban yang lebih pasti, sekaligus mengukur seberapa cepat layanan pelanggan mereka.
4. Bandingkan Penawaran
Bandingkan harga, fitur, keandalan sistem, dan dukungan purna jual dari beberapa vendor. Perhatikan juga kemudahan penggunaan sistem karena akan mempengaruhi waktu pelatihan staf.
Untuk bisnis kuliner, pastikan Anda memilih aplikasi Point of Sale yang dirancang khusus untuk bisnis kuliner pula.
Pasalnya, aplikasi POS umum akan memiliki terlalu banyak fitur yang tidak dibutuhkan, karena mereka menawarkan ‘fitur lengkap’ bukan ‘fitur yang pas’. Anda tentu tidak ingin pemakaian aplikasi malah jadi lebih membingungkan ketika masa percobaan.
5. Minta Demo Produk atau Uji Coba
Sebagian besar vendor akan menyediakan demo produk untuk menunjukkan bagaimana sistem mereka bekerja. Manfaatkan demo ini untuk melihat apakah antarmuka pengguna sesuai dengan apa yang Anda butuhkan.
Beberapa aplikasi kasir, seperti nutapos, juga menawarkan masa trial gratis. Tanyakan saja hal ini pada CS untuk lebih memahami cara kerja aplikasi dan fitur yang tersedia.
Di sini, Anda dapat secara langsung memakai perangkat keras yang sudah ada dan mengukur seberapa kompatibel sistem aplikasi mengelola transaksi.
6. Evaluasi Skalabilitas dan Dukungan Teknis
Aplikasi POS harus mudah disesuaikan atau ditingkatkan. Sebab, pertumbuhan bisnis Anda di masa depan mungkin memerlukan lebih banyak fitur atau kapasitas yang lebih besar.
Pastikan vendor menyediakan dukungan teknis yang adekuat. Periksa jam layanan mereka dan apakah dukungan tersebut mencakup pelatihan awal dan bagaimana prosesnya.
Tiga pertanyaan ini bisa Anda copy dan berikan langsung ke masing-masing vendor:
Apakah penyedia POS menawarkan dukungan teknis 24/7?
Berapa lama biasanya waktu respons jika ada masalah teknis atau pertanyaan?
Apakah ada biaya tambahan untuk pembaruan perangkat lunak atau dukungan teknis?
7. Pertimbangan Biaya Pemakaian
Pertimbangkan semua biaya, termasuk pembelian perangkat keras, biaya lisensi perangkat lunak, dan biaya berkelanjutan seperti dukungan atau pembaruan sistem.
Buatlah perbandingan biaya versus manfaat aplikasi yang Anda pilih untuk memastikan bahwa sistem POS mampu memberikan nilai terbaik. Cari tahu informasi lengkap mengenai tiga hal ini:
Apa saja biaya awal untuk pemasangan sistem Point of Sale ini?
Apakah ada biaya berlangganan bulanan/tahunan atau ada skema pembayaran lainnya?
Apa saja biaya tersembunyi yang mungkin tidak disebutkan pada saat demo atau negosiasi awal?
8. Implementasi dan Pelatihan
Setelah memilih aplikasi yang paling pas, rencanakan proses implementasinya. Pastikan semua hardware dan integrasi sistem berjalan dengan lancar.
Uji sistem sebelum digunakan secara luas untuk memastikan semua fitur bekerja sesuai dengan kebutuhan.
Dukungan vendor sangat penting di tahap ini, jadi pastikan mereka menyediakan pelatihan yang memadai untuk karyawan Anda.
Follow-up pelatihan dengan sesi tanya jawab kepada karyawan Anda untuk memastikan semuanya nyaman menggunakan sistem baru.
Kesimpulan
Seperti yang telah kita bahas, aplikasi POS tidak hanya memudahkan pengelolaan transaksi penjualan dan pembayaran, tetapi juga menawarkan manfaat penting lainnya:
Pengelolaan inventori yang akurat.
Analisis data penjualan.
Manajemen pelanggan untuk meningkatkan interaksi.
Untuk memaksimalkan potensi dari aplikasi, penting bagi Anda untuk memahami secara mendalam tentang cara kerja dan fungsinya sebelum memutuskan mana yang paling cocok dengan kebutuhan spesifik bisnis.
Lalu, pertimbangkan 8 tips di atas agar solusi POS dapat mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
Investasi dalam teknologi yang tepat akan memperbaiki alur kerja bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat pertumbuhan.
Bila Anda tertarik untuk langsung mencoba aplikasi Point of Sale khusus bisnis kuliner, pertimbangkan nutapos! Kami menyediakan trial gratis selama 14 hari; Anda dapat memakai semua fitur yang ada di aplikasi dan nutacloud. Layanan purna jual nutapos juga cepat, dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan kunjungi halaman fitur aplikasi atau hubungi Mbak Karina (CS) nutapos di sini. |