Sistem Point of Sales (POS) sudah jadi alat yang hampir wajib dimiliki untuk memudahkan operasional bisnis.
Dengan POS, proses transaksi jadi lebih cepat, stok barang bisa langsung terpantau, dan laporan penjualan bisa dibuat secara otomatis.
Namun, di balik kemudahan yang ditawarkan, sistem POS juga bisa menghadapi beberapa masalah teknis yang cukup mengganggu.
Mulai dari perangkat keras yang rusak, aplikasi yang tidak kompatibel, sampai koneksi internet yang sering putus, semua ini bisa terjadi dan membuat operasional bisnis tersendat.
Dengan mengetahui solusinya, Anda bisa lebih siap menghadapi masalah sistem Point of Sales yang mungkin muncul. Yuk, simak selengkapnya!
Daftar Isi
7 Masalah Sistem Point of Sales (POS) dan Cara Mengatasinya
Perangkat Keras Rusak
Sistem POS Lambat atau Berhenti Bekerja
Koneksi Internet Buruk
Perangkat Lunak (Aplikasi) Tidak Cocok
Masalah Sistem Point of Sales Keamanan yang Lemah
Staf Anda Kesulitan Menggunakan Aplikasi POS
Tidak Ada Bantuan Teknis
Kesimpulan
7 Masalah Sistem Point of Sales (POS) dan Solusi Efektifnya
Untuk membantu operasional bisnis Anda semakin lancar, berikut tujuh masalah yang sering terjadi di kasir dan sistem POS, serta solusi efektif yang bisa diterapkan!
Perangkat Keras Rusak
Perangkat keras seperti layar sentuh, printer struk, dan cash drawer merupakan bagian penting dari sistem POS.
Namun, karena digunakan terus-menerus setiap hari, perangkat keras ini bisa lebih cepat mengalami masalah.
Dua kendala yang umum terjadi, yakni layar sentuh tiba-tiba tidak merespon saat Anda ingin memasukkan pesanan atau printer struk macet saat mencetak nota pelanggan.
Hal ini tentu membuat operasional restoran atau kafe jadi terhambat, terutama saat jam makan siang atau akhir pekan ketika pengunjung ramai.
Untuk mencegahnya, mulai dengan merawat perangkat keras secara rutin. Bersihkan layar sentuh device agar tidak ada debu yang menumpuk. Pastikan printer struk berfungsi dengan baik, tanpa ada kertas yang tersangkut.
Selain itu, ada baiknya Anda selalu punya cadangan perangkat keras, sehingga jika ada kerusakan mendadak, proses transaksi tidak terhenti.
Jangan lupa juga memilih perangkat keras yang dirancang khusus untuk sistem POS usaha Anda, karena perangkat tersebut umumnya lebih tahan lama dan mampu menahan penggunaan intensif.
Baca juga: 3 Kekurangan Aplikasi Kasir Online Gratis
Sistem POS Lambat atau Berhenti Bekerja
Pelanggan sudah antri, tetapi sistem POS malah tidak bisa memproses pesanan dengan cepat. Hal ini bisa membuat mereka tidak puas dan bahkan meninggalkan tempat sebelum sempat memesan.
Penyebab umum masalah sistem Point of Sales ini pasti ada pada perangkat lunaknya, antara sudah ketinggalan zaman atau perangkat keras Anda tidak bisa lagi menangani beban aplikasi.
Solusinya, Anda perlu memastikan aplikasi POS yang dipakai selalu diperbarui ke versi terbaru agar performanya optimal.
Pembaruan perangkat lunak akan mengatasi bug yang membuat sistem jadi lambat. Anda cukup cek saja di tempat unduh aplikasi, apakah ada keterangan ‘Perbarui’ atau tidak.
Kemudian, cek perangkat yang digunakan memiliki spesifikasi yang cukup tinggi. RAM dan prosesornya harus mumpuni agar bisa menjalankan aplikasi POS dengan lancar. Ini bisa Anda lihat di Pengaturan Perangkat.
Koneksi Internet Buruk
Koneksi internet yang buruk bisa berdampak besar untuk bisnis kuliner yang menggunakan sistem POS berbasis cloud.
Sebab, aplikasi memang membutuhkan koneksi internet yang stabil untuk memproses pesanan pelanggan.
Terlebih lagi, kalau bisnis Anda juga mengelola pemesanan online, koneksi internet yang buruk bisa membuat Anda kehilangan pesanan yang masuk.
Solusi efektif untuk mengatasi masalah yang sering terjadi di kasir ini, mau tidak mau Anda harus menggunakan penyedia layanan internet yang stabil dan sinyal Wi-Fi yang kuat.
Lalu, pastikan ada rencana cadangan yang dapat membantu di saat situasi genting, seperti hotspot dari ponsel atau menggunakan genset ketika mati lampu.
Ada juga alternatif lain yang lebih simpel, yaitu dengan menggunakan aplikasi kasir online/offline. Artinya, aplikasi tetap bisa digunakan dan proses pesanan walaupun tidak ada jaringan internet.
Nutapos merupakan salah satu contoh aplikasi kasir yang bisa dipakai mode online atau offline. Jadi, Anda dan karyawan tetap bisa melayani pelanggan walaupun lampu padam atau Wi-Fi mati.
Perangkat Lunak (Aplikasi) Tidak Cocok
Beda jenis bisnis pasti beda pula kebutuhannya. Maka dari itu, Anda perlu memilih aplikasi POS yang tepat untuk mendukung operasional harian.
Misalnya, aplikasi POS yang dirancang untuk retail mungkin tidak memiliki fitur yang dibutuhkan oleh restoran, seperti manajemen meja atau pembagian pesanan ke bar/dapur.
Akibatnya, proses operasional jadi kurang efisien dan malah membuat pekerjaan staf Anda jadi lebih ribet.
Oleh sebab itu, Anda perlu memilih aplikasi POS yang benar-benar sesuai dengan jenis usaha Anda.
Ingin tahu apa saja fungsi dan tips memilih aplikasi kasir? Baca informasi selengkapnya di artikel Aplikasi Point of Sale: Pengertian, Cara Kerja, Fungsi, dan Tips Memilih.
Jika Anda mengelola restoran besar, pastikan aplikasi POS dirancang khusus untuk bisnis kuliner dan memiliki fitur seperti manajemen reservasi, pengaturan meja, dan integrasi dengan dapur.
Sementara untuk usaha kafe kecil, fitur seperti manajemen stok dan laporan penjualan mungkin lebih penting.
Sebelum memutuskan untuk menggunakan aplikasi tertentu, ada baiknya meminta uji coba atau demo terlebih dahulu agar Anda bisa melihat apakah aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Salah satu solusi POS yang bisa Anda pertimbangkan untuk bisnis kuliner adalah Nutapos! Aplikasi kasir Nutapos dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan semua jenis usaha kuliner.
Dengan fitur lengkap yang sesuai dengan kebutuhan restoran, kafe, dan usaha kuliner lainnya, Nutapos bisa membantu membuat operasional bisnis Anda lebih efisien dan mudah diatur.
Masalah Sistem Point of Sales Keamanan yang Lemah
Keamanan data sangat penting diperhatikan, terutama jika bisnis kuliner Anda menggunakan sistem POS yang berbasis cloud.
Data bisnis, seperti transaksi harian, informasi pelanggan, dan detail inventaris, semuanya tersimpan di dalam sistem tersebut.
Jika keamanan data lemah, ada risiko data Anda bisa diretas atau dicuri. Contoh kasus, jika informasi pembayaran pelanggan Anda bocor, masalah ini bisa merusak reputasi bisnis dan membuat pelanggan hilang kepercayaan.
Selain itu, data penjualan dan stok yang hilang bisa membuat Anda kesulitan mengelola bisnis.
Untuk mengatasi masalah ini, pastikan Anda menggunakan sistem POS yang menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan otentikasi dua faktor.
Selain itu, pastikan hanya staf yang berwenang yang bisa mengakses data sensitif. Di Nutapos, Anda bisa menentukan siapa saja karyawan yang bisa mengakses fitur dan laporan tertentu berdasarkan peran dan Hak Akses mereka.
Lalu, ingatlah untuk selalu memperbarui perangkat lunak ke versi terbaru, karena pembaruan biasanya memperbaiki celah keamanan.
Staf Anda Kesulitan Menggunakan Aplikasi POS
Tidak semua orang terbiasa dengan teknologi. Kadang, aplikasi POS yang terlalu rumit malah membingungkan staf, apalagi yang pertama kali baru menggunakannya.
Karena tidak bisa pakai, proses transaksi bisa jadi lambat atau terdapat kesalahan dalam pencatatan pesanan.
Oleh sebab itu, pilihlah aplikasi POS yang memiliki antarmuka atau tampilan visual yang sederhana dan mudah dipahami. Jelas nama menu, ikon, dan fungsi setiap fiturnya.
Aplikasi yang intuitif juga akan memudahkan staf dalam memproses pesanan, menghitung total pembayaran, hingga mencetak struk.
Untuk pemakaian pertama, pastikan ada pelatihan yang cukup bagi staf baru agar mereka terbiasa menggunakan sistem POS dengan cepat.
Tidak Ada Bantuan Teknis
Masalah sistem Point of Sales yang paling urgen adalah ketika sistem tiba-tiba down tetapi tidak ada tim teknis yang siap membantu.
Kendala tidak hanya soal sistem yang down. Anda dan staf bisa saja mengalami masalah dalam cetak struk, menghubungkan printer ke aplikasi, atau sistem tidak bisa proses pembayaran.
Kalau tidak ada tim support yang bisa dihubungi, masalah sekecil apapun akan membuat operasional jadi sangat terganggu.
Makanya, penting untuk memilih penyedia POS yang layanan dukungan teknisnya cepat tanggap, seperti Nutapos!
Selama pemakaian aplikasi, Anda bisa meminta tim untuk melakukan pelatihan tambahan. Selain itu, tim Nutapos mudah dihubungi melalui WhatsApp atau email kapan pun Anda mengalami kendala.
Melalui dukungan teknis yang cepat dan responsif, Nutapos siap membantu Anda tanpa harus menunggu lama, sehingga bisnis tetap berjalan lancar tanpa ada gangguan.
Kesimpulan
Menghadapi masalah sistem Point of Sales (POS) memang bisa mengganggu operasional bisnis, tapi semua masalah itu sebenarnya bisa diatasi dengan solusi yang tepat.
Mulai dari menjaga perangkat keras hingga kemudahan pakai aplikasi, semua langkah ini penting untuk menjaga kelancaran usaha Anda.
Pastikan juga aplikasi yang Anda pakai menyediakan dukungan teknis yang siap membantu kapan saja agar masalah tidak berlarut-larut.
Tertarik coba pakai aplikasi kasir kuliner Nutapos? Unduh aplikasinya sekarang dan pakai gratis selama masa trial 14 hari!
Comments